鲁科职院字〔2021〕23号

 

山东科技职业学院会议管理办法

 

第一章  总则

第一条 为进一步转变工作作风、规范学院各类会议的组织与管理，提高会议质量和效率，严肃会议纪律，结合学院实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于以学院名义召开，事关学院事业发展并有学院领导参加的会议。主要包括学院党委会、院务会、院领导碰头会、全院性大会、全院性工作会议、专题工作会议、各类委员会（领导小组）会议等。

第二章  会议召开的原则

第三条 规范。会议组织部门应提前做好会议的申请、审批、筹备、组织等工作，会议相关部门密切配合，分工协作，共同做好会议服务。要尽量减少安排临时性会议，使会议组织有序、管理科学。

第四条 精简。未经学院党委、行政批准，不得召开全院性大会和工作会议；严格控制各类纪念会、庆祝会、表彰会、测评会等；议题相近、出席领导与参会人员基本相同的会议合并召开；前期筹备工作能以非会议形式进行的，原则上不召开协调会；能以文件、电话、网络等形式部署工作的，原则上不召开会议。

第五条 节俭。严格控制会期、规模和经费开支，各类会议原则上均在校内召开。如确需在校外举行的，事前须经分管或联系院领导同意后（如有必要提请主要院领导审批），向党委（院长）办公室报备，并严格控制会议经费。除全院性大会外，其他会议一般不印发领导讲话、不发笔记本、签字笔、资料袋等会议材料。不在风景区、度假区开会，不借会议之名大吃大喝、发放纪念品，不组织消费娱乐、旅游观光和与会议无关的活动。会场安排和布置要简洁大方、讲求实效、节约开支。

第六条 高效。会议必须中心突出、主题鲜明、内容充实。各类会议按照业务对口原则，只安排与会议内容密切相关的部门及人员参加，不随意提高出席人员规格和扩大出席对象范围；只需一名院领导出席的会议，不邀请多名院领导出席。简化会议议程，缩短会期和时间，力求讲短话、开短会，除特殊情况外，全院性工作会议时间一般控制在两小时内。

第三章  会议申报与审批

第七条 学院党委会、院务会按《中共山东科技职业学院委员会会议议事规则》（鲁科职院党字[2020]1号）、《山东科技职业学院校长办公会议议事规则》（鲁科职院党字[2020]2号）执行，一般每周一上午召开学院领导班子碰头会、党委会，每周三上午召开校长办公会。

第八条 全院性大会一般列入学院年度党政工作要点，由归口部门牵头成立会务工作组，制定会议实施方案，经上级有关部门或学院主要领导审批，根据会议程序定期召开。

第九条 全院性工作会议由学院主要领导决定召开。确因特殊情况，由院领导主持召开的全院性临时会议（如临时传达上级会议精神、部署紧急工作等），由主要领导同意后召开。

第十条 专题工作会议由牵头部门提出并拟定方案，经分管院领导同意后（如有必要提请主要院领导审批），向党委（院长）办公室报备。

第十一条 各类委员会（领导小组）会议由牵头部门提出，经主要院领导审查同意后，向党委（院长）办公室报备。

第十二条 学院承办的各类会议由有关部门提出并拟定工作方案，经分管院领导审核同意后，向党委（院长）办公室报备召开；重大会议由分管院领导审核后，报主要院领导批准。

第十三条 各类会议由牵头部门于每周五上午十二点前向党委（院长）办公室报备下周会议安排，逾期不报将不再安排。党委（院长）办公室负责每周五下午编排学院下周会议安排表，并呈报院领导。各会议的参会院领导由党委（院长）办公室负责通知，参会人员由会议牵头部门负责通知。

第十四条 会议申报部门须通过网络办公流程办理相关会议手续。

第四章  会议准备与组织

第十五条 全院性大会由党委（院长）办公室负责会议准备和组织协调；其他全院性工作会议由相关职能部门负责会议准备和组织协调，相关部门配合。专题工作会议、各类委员会（领导小组）会议、学院承办的各类会议等由会议牵头部门或承办部门负责会议准备和组织协调，并做好会议材料准备、整理、归档工作。需要多个部门共同参与的，会议牵头部门或承办部门可提请分管院领导协调，其他部门配合。

第十六条 学院各类会议由党委（院长）办公室总体协调，统筹安排，统一管理。举办国际性会议应提前将方案报国际交流与合作部、党委（院长）办公室审核。未经批准，任何部门和个人不得以学院名义召开会议，任何校外单位、机构、团体和个人不得使用校内场所举办各类活动和会议。

第十七条 学院召开的全院性会议，主要院领导的讲话稿一般由党委（院长）办公室起草；职能部门承办的全院性会议，会议报告、领导讲话、领导致辞等，由会议组织部门根据会议内容和要求负责起草，送相关院领导审阅后，报党委（院长）办公室备案。

第十八条 会议安排

（一）会前

调研与协商。需提请会议讨论决定的事项，有关单位应在会前充分调研、协商和征求意见，提出建议方案，汇报要简明扼要；需院领导审议的制度性文件，应提前3-4个工作日将分管或主要领导同意后电子和纸质材料提交党委（院长）办公室，并附上文件制定或修订的目的、意义、主要（改动）内容、存在问题、反馈时间等相关事项，由党委（院长）办公室统一提前呈报院领导审阅；需印发会议材料的，原则上应提前3-4个工作日告知和提交会议主办部门。

做好会议筹备工作。会议承办部门要提早落实会议召开的时间、地点、出席人员、议程、会议材料及会务要求，及时通知参会人员。按照会议室管理相关规定，布置好会场。

（二）会中。会议承办部门应认真安排好会议签到、入场就座、会议进程，分发有关会议材料，维持会场秩序，做好会议记录等工作。

（三）会后。会议承办部门要及时编写新闻报道，整理会议纪要，必要时需将会议纪要送党委（院长）办公室按程序制文；督促落实会议形成的决议、决定等。党委宣传部（教师工作部）根据会议性质审核新闻报道并及时发布。

第五章  会议纪律与要求

第十九条 遵守法律法规。学院各级各类会议不得违反国家法律法规和教育方针政策，不得宣传迷信，不搞宗教活动。

第二十条 严格会议纪律。参会人员必须按时出席会议，严禁与会人员无故缺席、迟到和早退；原则上不得顶替参会，如有特殊情况不能出席会议者，须提前向主要院领导或主持会议的院领导请假，并报会议牵头部门备案。相关部门对会议纪律执行情况，包括会议出勤、履行请假制度及会风会纪等情况进行定期通报。涉密会议严禁将手机带入会场，其他会议须将手机关机或调至静音。

第二十一条 严格保密纪律。学院会议内容一般以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开，或由校内媒体进行报道。会议讨论的内容和议定的事项，在未公开之前，与会人员应按会议要求做好会议保密工作。要求收回的会议文件、资料应如数交回，妥善保管。

第六章  附则

第二十二条 各部门召开的会议原则上参照本办法执行。

第二十三条 本办法自下发之日起施行，由学院党委（院长）办公室负责解释。

 

 

附件：山东科技职业学院会议审批表

 

 

山东科技职业学院

2021年3月14日

 

 

 

附件

山东科技职业学院会议审批表

填表部门：                                    年   月   日

会议名称
会议时间	年  月  日  时  分——   时   分
拟会议地点
拟出席领导
拟参会人员（人数）
会议内容 （议程安排）
申请部门 意见	签字：             年   月   日
党委（院长）办公室意见	签字：             年   月   日
分管院领导审批意见	签字：             年   月   日
备注

注：每周五12:00前提报下周会议申请，逾期不办理审批。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

山东科技职业学院党委（院长）办公室   2021年3月17日印发