鲁科职院党字〔2022〕14号
中共山东科技职业学院委员会
关于印发《山东科技职业学院公文处理
实施办法》的通知
各党总支、直属党支部，各部门：
《山东科技职业学院公文处理实施办法》已经学院党委会研究通过，现印发给你们，请做好贯彻落实。
中共山东科技职业学院委员会
2022年3月30日
山东科技职业学院公文处理实施办法
第一章 总则
第一条 为推进学院公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作水平和公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《山东省<党政机关公文处理工作条例>实施办法（试行）》（鲁办发〔2012〕25号）和《山东省人民政府办公厅关于进一步规范公文处理工作的意见》（鲁政办发〔2014〕6号）有关规定，结合我院实际，制订本办法。
第二条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。行文应当确有必要，注重实效，努力减少文件数量，压缩发文篇幅。
第三条 党委（院长）办公室是全院公文处理的管理机构。党委（院长）办公室文秘等相关人员要不断提高政治和业务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。学院其他部门要积极支持和配合党委（院长）办公室，共同做好公文处理工作。
第二章 公文种类
第四条 公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项和重大行为做出安排、奖惩有关集体和人员。
（三）请示。适用于向上级机关和业务主管部门请求指示、批准。
（四）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（五）通知。适用于发布规章制度，任免和聘用干部，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，发布、传达要求有关部门办理和需要周知或者执行的事项。
（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）批复。适用于答复校内各部门的请示事项。
（九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第五条 公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。此类文件用于发布、传达贯彻学院重要的方针政策和工作部署，批转、转发重要公文。
（二）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
发文机关代字由学院党委（院长）办公室统一拟定，为保持发文权威性和严肃性，一般应固定使用，避免频繁更改。机关代字一般由两个层次组成：第一个层次是发文机关名称代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门或归口方向的代字。
（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（五）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（六）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（七）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（八）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（九）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十）附注。公文制发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。
（十一）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十二）印发机关和印发日期。
（十三）页码。公文页数顺序号。
第六条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第七条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第四章 行文规则
第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第九条 从严控制公文制发数量。凡国家法律法规和党内法规有明确规定的，不再制发公文。现行公文规定仍然适用的，不再重复发文。通过媒体公开发布的公文，不再下发纸质公文。对上级党委、政府的普发性公文，根据自身实际没有必要以公文形式提出贯彻落实措施的，不再印发公文。从严控制以会议名义突击印发公文。
第十条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）以正式公文形式报送，不得以“请阅件”“呈阅件”等非规范形式报送。
（二）原则上主送一个上级机关。
（三）学院向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学院主要领导同意或者授权后报送。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）不得以部门名义向上级机关负责人报送公文，不得以部门负责人名义向上级机关报送公文。
第十一条 学院内部制发的公文需由拟稿部门严格按照发文拟稿流程执行。
第五章 公文拟制
第十二条 学院党委文件和行政文件主要用于发布学院党政重要教育政策、措施、重大决定事项、通报事项、重要工作部署、重要事项批复和人事任免事项，向上级部门报告、请示工作，转发重要文件等。
第十三条 学院内设机构除党委（院长）办公室外不得以学院名义对外正式行文，党委（院长）办公室文件主要用于传达学校党政领导议定的工作意见，宣布、安排、布置常规的综合性党政事务。
第十四条 中共山东科技职业学院纪律检查委员会、共青团山东科技职业学院委员会、山东科技职业学院工会委员会可按照各组织的工作职责或有关规定行文。
第十五条 制发学院公文应当按照以下程序：
（一）承担部门拟稿，部门负责人初核。
（二）文稿内容涉及其他部门职能的，主办部门组织会签。
（三）党委（院长）办公室复核。
（四）院领导签发意见。
（五）党委（院长）办公室行文。
（六）拟稿部门负责人、文秘科长、党委（院长）办公室主任分别进行一、二、三校工作。
（七）印发。
第十六条 公文拟稿人应认真拟稿，拟稿部门负责人应切实履行核稿人责任。公文拟稿做到：
（一）符合国家法律法规、党的路线方针政策和上级有关规定，完整准确体现发文部门意图。与现行学院规章制度相冲突的，须经学院领导审定后，方可印制执行。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，语言庄重，用词规范。
（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。
（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。
（六）公文中的数字，除部分结构层次序数和词、惯用语、缩写语中作为词素的数字使用汉字外，一律使用阿拉伯数字。
（七）文种正确，格式规范。
（八）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（九）公文涉及其他部门职责范围内的事项，拟稿部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（十）公文的信息公开属性和保密期限的确定，拟稿部门应提出初步意见。
（十一）拟稿部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第十七条 涉及其他部门职责范围的文稿，主办部门应主动与有关部门协商、会签，会签中遇有分歧意见时，有关部门要从大局出发，相互配合，协商一致；经协商仍不能达成一致时，有关部门应列明各自理据，报分管院领导或书记、院长协调或审定，重大问题可提交党委会、院长办公会议研究决定。未协商一致和会签的公文拟稿，党委（院长）办公室不予受理。
第十八条 公文文稿签发前，应由党委（院长）办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。
（五）主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。
（六）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（七）公文的信息公开属性和保密期限是否恰当。
（八）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十九条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟稿部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟稿部门修改后重新报送；符合发文条件、内容无需修改，但不符合公文格式和规范的公文文稿，由拟稿部门调整完善后重新报送。
第二十条 经审签和修改后的公文电子版报送党委（院长）办公室行文。
党委文件以“中共山东科技职业学院委员会文件”为发文机关标志，盖“中共山东科技职业学院委员会”印章；行政文件以“山东科技职业学院文件”为发文机关标志，盖“山东科技职业学院”印章，为院一级公文。发文代字分别采用“鲁科职院党字〔发文年度〕×号”“鲁科职院字〔发文年度〕×号”方式编制，如“鲁科职院党字〔2022〕1号”“鲁科职院字〔2022〕1号”，使用阿拉伯数字标识顺序号，不编虚位（即1不编为01）。
第二十一条 公文拟稿在会签和党委（院长）办公室审核把关过程中修改较大、文面不清的，应出清样后送院领导签发，经修改的拟稿须附在清样之后，供领导审阅和存档。非特殊情况，院领导不签发未经党委（院长）办公室审核把关的文稿。
第二十二条 公文均需经学院领导审批签发。重要公文和上行文由学院主要领导或主要领导委托的负责人签发；涉及某一方面工作的公文，由分管领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位或部门的负责人会签后再经学院领导审核同意。
第二十三条 审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。
第二十四条 经院领导签发的文稿，拟稿部门将文稿正反两面打印，进行3次校对，发现问题及时处理。校对确认没有问题的，按规定挂网或者付印。
第二十五条 学院制发的公文采用国家标准A4型（210mm×297mm）。左侧装订。
第二十六条 学院与外单位联合发文按本规则规定拟稿、核稿、审核把关、送院领导签发后，由承办部门组织与有关单位会签。
外单位与学院会签文件，由党委（院长）办公室登记后，交有关部门审核，经党委（院长）办公室审核把关后，送院领导签发。
第二十七条 已经签发的公文，部门和个人不得修改公文内容，如确有差错需要更改的，应送交党委（院长）办公室处理。
第二十八条 各部门要努力提高发文办理速度，以免延误工作。部门会签一般不超过2个工作日，简单事项应随收随签；党委（院长）办公室文书处理一般不超过2个工作日。紧急文件应急件急办。
第六章 附则
第二十九条 本办法自颁布之日起施行，2004年6月15日印发的《山东纺织职业学院党政公文处理规则》（鲁职院字〔2004〕39号）同时废止。
第三十条 本办法由党委（院长）办公室负责解释。
附件：1.山东科技职业学院发文拟稿流程图
2.山东科技职业学院公文各要素编排规则
3.山东科技职业学院公文主体格式样本
附件1
山东科技职业学院发文拟稿流程图
附件2
山东科技职业学院公文各要素编排规则
一、总体要求
1.开本：公文用纸采用GB/T 148（印刷、书写和绘图纸幅面尺寸）中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm，公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
2.字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
3.文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
4.装订要求：公文应该左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°。采用骑马订或者平订的公文，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；骑马订钉距均订在折缝线上，平订钉距与书脊间的距离为3mm-5mm。
二、公文格式各要素编排规则
本规则将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。
（一）版头部分
5.发文机关标志：如“山东科技职业学院”全称或者“山东科技职业学院”加“文件”二字组成。
发文机关标志居中排布，使用宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
6.发文字号：年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号“〔 〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
普发性公文的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
发文字号规范格式为“鲁科职院党字〔2022〕1号”“鲁科职院字〔2022〕1号”。
7.签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人签名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字体。
8.版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线，其高度一般不小于0.5mm。
（二）主体部分
9.标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；多行标题排列应当使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。四个（含）以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可以省略。
10.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
11.正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“ 1.”“（1）”标注；一般第一层用3号黑体字、第二层用3号楷体字、第三层和第四层用3号仿宋体字标注。标点符号应当符合排版规则，数字、年份不拆行。
12.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
13.发文机关署名、成文日期和印章
（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
（2）不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
14.成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
15.特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
16.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
17.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（三）版记部分
18.版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
19.抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
20.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
21.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
附件3
山东科技职业学院公文主体格式样本
山东科技职业学院
关于××××××××××××××××××××××××××××的请示
××××：
根据《党政机关公文处理工作条例》《山东省<党政机关公文处理工作条例>实施办法（试行）》×××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
一、公文××××
（一）公文××××
1.公文×××××××××××××××××
（1）公文×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（2）公文×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
2.公文×××××××××××××××××
（1）公文×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（2）公文×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1.关于××××××××××××××××××××的通知
2.×××××××××××××××××××××××××××
3.××××××××××××××××××
山东科技职业学院
2022年3月30日
（联系人： ，电话： ）
山东科技职业学院党委（院长）办公室 2022年3月30日印发
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