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山东科技职业学院会务工作程序
2017-02-22 16:29   审核人:

一、会前准备工作

1、组织会务班子,明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印制会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置。

(1)重要会议悬挂会标。

(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,摆放席签、话筒,并保证音响效果。

(3)确定会议桌摆放形式,明确划分会场区域,并使与会者明确。

(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

7、后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会务组织与服务工作

1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。

6、做好会议记录,写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预定车、船、机票等。

三、会议后续工作

1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

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