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山东科技职业学院综合资料归档、办理借阅流程图及有关规定
2017-02-22 16:19   审核人:

归档文件整理规则

一、归档范围

(一)归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应用为文书档案保存的各种纸质文件材料。

(二)归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

(三)件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文也可为一件。

二、整理原则

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

三、质量要求

(一)归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

(二)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

四、整理方法

(一)装订

归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后,原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

(二)分类

归档文件可以采用年度一机构(问题)一保管期限或保管期限一年度一机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

1.按年度分类

将文件按其形成年度分类。

2.按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

3.按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。

(三)排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

(四)编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(图示中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)。

1.全宗号;档案馆给立档单位编制的代号。

2.年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。

3.保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。

4.件号:文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“l”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.机构(问题);作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

(五)编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录

1.归挡文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

(1)件号:填写室编件号。

(2)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

(3)文号:文件的发文字号。

(4)题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[ ]”号。

(5)日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。

(6)页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

(7)备注:注释文件需说明的情况。

2.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写对应使用全称或规范化简称。

(六)装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

1.档案盒

(1)档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

(2)档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。

(3)档案盒应采用无酸纸制作。

2.备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

(1)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

(2)整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

(3)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

(4)日期:归档文件整理完毕的日期。

档案材料查阅、外借管理办法

为了使学校综合档案更好地服务于教学、科研及其他一切教育事业,本着既要便于利用档案,又要确保档案的完整和安全,特制定本办法。

一、查阅或外借档案必须填写“查阅登记表”或“外借登记表”查阅档案仅限于本部门的案卷,因工作需要查阅其他部门的案卷,须经双方部门负责人同意。

二、单位组织或个人持有介绍信或工作证、身份证可以查阅档案。 上级组织或同级单位借调档案,须经档案室负责人批准后办理借出手续,并规定借调期限,一般为二周。

三、查阅有密级的文件或资料,须经档案室负责人同意方可查阅。

四、查阅党委会或校长会议记录、纪要,须经党办、校办负责人同意方可查阅。

五、查阅科研成果档案,须经项目负责人或科研处负责人同意方可查阅。

六、查阅档案一般应在档案室阅览,不准携带到其他地方。

七、借阅档案应妥善保管,必须专人借,专人用,专人还,未经同意不得摘抄、复制。借出时间不得超过二周,逾期不还者,应及时索回,因工作需要,可办理续借手续。

八、爱护档案,保证清洁,不准私自拆卷、抽换、涂改案卷。

 

 

 

 

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