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山东科技职业学院印章管理规定
2017-02-22 16:17   审核人:

为了加强对学院各级各类印章的管理,明确印章使用权限,保证印章的正确使用和妥善管理,特制定本规定。

一、印章的刻制、启用与废止

1、各系、部、中心、处、室机构公章,均依据学院机构设置的文件,由办公室核审后刻制;处下设的科级单位一般不刻制印章,科级单位的业务专用章由各处提出申请,经办公室审批后,方可刻制。刻制印章由办公室确定印章形式、规格,并统一开具介绍信。各级机构不能自行刻制带有校名的公章和业务专用章。

2、印章由单位指派专人负责到指定的地方刻制。

3、印章的启用或废止均由办公室验印登记后方可生效。作废印章,必须交办公室封存或销毁。

二、印章的使用范围

1、学院钢印:

用于工作证、学生证、毕业证等证件的照片压印。

2、学院党委、行政印章:

用于以学院党委或行政名义向校内、校外发送的各种公文、文件材料、报表等;

用于以学院名义签订的合同、协议书、意向书等;

用于学院党委或行政颁发的各种证件、证书、聘书、奖状等;

用于各类需经学院党委或行政批准的申请表、申报材料;

用于学院党委或行政对外联系工作的介绍信;

用于以学院党委或行政名义对外开具的各种证明。

3、书记、院长签名章:

用于证件、证书、聘书;

用于有关报表、合同、协议以及委托书、任务书、申请表、审批表等;

用于以书记或院长名义发出的信函。

4、部门印章:

办公室印章用于以办公室名义上报、平送的各类公文、文书材料以及对外联系工作;

各系、部、中心、处、室公章主要用于向学院和院领导的请示、报告,与院内各单位及院外有关对口单位联系业务。

三、印章使用程序和批准权限

1、以学院党委或行政名义发出的公文,一律凭文稿上院领导签字用印。

2、各种证件由主管业务部门列出名单并经该部门负责人签字、分管院领导审批后,由负责此项业务的人员到办公室用印。

3、各种证书、聘书按学院有关规定,经相应的评审机构评审或学院领导讨论确定,由主管部门列出名单、学院分管院领导签字后,派专人到办公室用印。

4、对外签署的各类合同协议,经院长签字后,方可用印。

5、对外发出的外文函件若需加盖校印,必须先由本部门负责人签字后,交院领导签字方可用印。

6、凡不必正式行文但需以学院名义发出的函件,应按规定格式书写或打印,由部门主管领导在存底稿上签字,经办公室校核、院领导批准后方可用印。

7、需加盖书记或院长签名章的公文、证件、证书、聘书等,须经书记或院长本人签字。

8、经办公会议讨论决定的事项需行文时,在特殊情况下急需使用党政印章或书记、院长签名印章时,经办公室主任核准后,可以用印。

9、开具学院党政介绍信时,各单位必须在“转开介绍信”上工整、详细地写明联系工作的具体内容,并由部门领导签字后加盖单位印章,方可开具有校印的介绍信。

10、除正式公文外,各类材料在使用校印时,经办人、部门负责人均须在“用印申请单” 上签字、分管院领导(特别重要的需书记、院长)签字后方可用印。

11、学院各部门的公章均不得在对外带有合同性的公文上使用,不得用于开具发票和收款收据。

12、若部门需要借出公章时,由部门负责人、办公室主任签字同意后,部门出2个人共同借用公章,公章放入保险箱中,2把钥匙每人持一把,互相监督使用。归还时详细注明借用时间和归还时间。

13、下列情况之一者,不予用印:

纯属私人事务;

只写“联系工作”、“联系业务”的介绍信、空白介绍信和空白表;

用圆珠笔或不同笔迹不同颜色书写的、多处或关键字涂改或字迹不清的介绍信;

不符合本规定要求的证书、证件、聘书、合同、协议、文件、函件、材料、报表等。

四、印章的管理

1、学院授权办公室管理和使用学院钢印、学院党政印章、书记院长签名章,办公室指定专人按规定保管和使用。

2、各单位必须指定专人保管和使用印章,不得离岗;确因事离岗时必须由部门负责人指定人员暂时代管。

3、用印必须坚持原则,严格照章用印。用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款。盖章位置要恰当,印迹要端正清晰。

4、印章存放地点要求安全保险,严禁携带印章离开办公地点。用印后或不用印时,应将印章存放安全处。

5、凡因印章使用或保管不当而出现严重事故时,将追究部门负责人和当事者的责任。

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